Viele Mieter fürchten die jährliche Nebenkostenabrechnung vom Vermieter, weil sie mit einer kräftigen Nachzahlung verbunden sein kann. Zu Recht?
Viele Mieter erwarten in diesen Wochen die Nebenkostenabrechnung, andere haben sie bereits erhalten: Die Abrechnung muss spätestens alle zwölf Monate kommen.
Nebenkostenabrechnung: Alle Posten sorgfältig prüfen
Mietervereine raten Mietern grundsätzlich, die Nebenkostenabrechnung zeitnah zu überprüfen – und bei Beträgen, die ihnen ungewöhnlich hoch vorkommen, ganz genau hinzusehen. „Beim Kontrollieren in der Beratungspraxis des Mieterbundes begegnen uns immer wieder die gleichen Fehler“, heißt es zum Beispiel auf der Website vom Deutschen Mieterbund (DMB) Villingen-Schwenningen, der die „häufigsten Fehler bei Nebenkostenabrechnungen“ in seinem Beitrag aufgelistet hat:
Deutscher Mieterbund: Häufige Fehler bei Nebenkostenabrechnungen
- Verwaltungskosten: Die Verwaltungskosten sind „immer vom Vermieter zu tragen“, heißt es in der Auflistung des DMB Villingen-Schwenningen auf dessen Website.
- Reparaturkosten: Die Reparaturkosten können „nie auf die Mieter umgelegt werden“, erklärt der DMB außerdem an der Stelle.
- Eigentumswohnungen: Bei der Abrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft können laut DMB nicht alle Positionen ungekürzt an den Mieter weitergegeben werden, „z. B. sind Verwaltungs- und Instandhaltungsrücklagen immer vom Eigentümer zu tragen“.
- Gewerberäume: Erhöhte Nebenkosten müssen laut DMB „herausgerechnet“ werden – „z. B. für die Grundsteuer oder für die Versicherung, bei bestimmten Betrieben auch für den überdurchschnittlichen Wasserverbrauch (z. B. Friseur)“, heißt es in dem Beitrag.
- Wartungskosten: Die Wartungskosten enthalten „oft versteckte, nicht umlegbare Reparaturkosten“, schildert der DMB Villingen-Schwenningen außerdem seine Erfahrungen. Hier sollte man im Zweifel also genauer hinsehen.
- Hausmeister: „Gewöhnlich sind neben Hausmeisterkosten nicht zusätzlich Kosten für Gartenpflege oder Treppenhausreinigung zu bezahlen“, heißt es in dem Beitrag des DMB zudem recht allgemein. „Viele Hausmeister erledigen Verwaltungs- und Reparaturaufgaben. Bevor die Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt werden können, ist der entsprechende Kostenanteil dann herauszurechnen.“
- Sonstiges: „Diese Position ist kein Auffangbecken für alle nur denkbaren Kosten. Hier ist immer besondere Vorsicht geboten“, so der Hinweis des DMB.
- Öl- und Gasverbrauch: Hier sei „eine konkrete Berechnung erforderlich, also keine Schätzung“, erklärt der DMB. Insbesondere müssten Energieeinkäufe auf den Abrechnungszeitraum begrenzt werden.
- Heiznebenkosten: „Oft verstecken sich hinter dieser Position Kosten, die nicht umgelegt werden können oder es werden unzulässige Schätzungen in die Abrechnung einbezogen“, heißt es zudem in dem Beitrag.
Wie lassen sich Vergleichswerte erfahren und Einsparpotenziale ausloten?
Experten raten grundsätzlich dazu, alle Posten genau zu überprüfen und sich über mögliche Einsparpotenziale zu informieren. Tipp: Für eine erste Orientierung hat der Deutsche Mieterbund online einen Betriebskosten-Check zur Verfügung gestellt. Dort können Mieter (wie auch Wohnungseigentümer) die Daten ihrer letzten Betriebskostenabrechnung eingeben. Der Check führt den Angaben zufolge Schritt für Schritt durch die einzelnen Abrechnungspunkte wie Kosten für Warm- und Kaltwasser, Heizung, Hauswart, Winterdienst, Grundsteuer, Schornsteinreinigung, Müll und zum Beispiel Versicherungen. Mieter wie Wohnungseigentümer finden dadurch „Vergleichswerte zu ihrer Wohnung beziehungsweise ihrem Gebäude“, wie der DMB schreibt. Je nach Ergebnis biete der Betriebskosten-Check zudem Informationen an, bei welchen verbrauchsabhängigen Kosten Einsparpotenziale vorhanden seien und sich Kosten senken ließen.
Was können Mieter tun, wenn sie in der Abrechnung einen Fehler entdecken?
Wer als Mieter tatsächlich etwas Fehlerhaftes in der Nebenkostenabrechnung gefunden hat, sich allerdings selbst nicht ausreichend gut mit dem Thema auskennt, kann sich zum Beispiel auch beim Mieterverein vor Ort erkundigen – oder bekommt gegen ein gewisses Honorar professionelle Hilfe beim Rechtsanwalt oder Steuerberater. Eine weitere Anlaufstelle sind zudem Unternehmen, die sich auf Nebenkosten spezialisiert haben. In manchen Fällen gibt es unterm Schnitt einiges an Geld zurück.
Rat und Hilfestellungen bieten auch die Beratungsstellen der Verbraucherzentralen. „Wer den berechtigten Verdacht hat, dass die Rechnung nicht korrekt erstellt wurde, sollte zunächst Widerspruch einlegen“, heißt es auf www.verbraucherzentrale.de unter anderem. „Berechtigt heißt, dass Sie nicht einfach auf gut Glück den Rechnungsbetrag beanstanden dürfen, sondern Ihre Bedenken gut begründen müssen.“ Die Verbraucherzentrale verweist an der Stelle auf einen auf ihrer Website zur Verfügung gestellten Musterbrief, der bei einer Begründung helfen solle.
Wichtig: „Mit dem Versenden des Widerspruchs sollten Sie keinesfalls zu lange warten“, informiert die Verbraucherzentrale zudem in dem Beitrag. „Sie haben zwar grundsätzlich zwölf Monate Zeit, um gegen Ihre Nebenkostenabrechnung schriftlich Widerspruch einzulegen. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie währenddessen die Zahlungsfrist nicht einhalten müssen.“ Ganz im Gegenteil: Mieter müssen „fristgerecht innerhalb von 30 Tagen zahlen“.
Kommt Ihr Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung immer auf den letzten Drücker auf Sie zu? Das muss nicht unbedingt ein Nachteil sein. Halten sich Vermieter nicht an die Frist, verfallen gegebenenfalls mögliche Nachzahlungsansprüche.
Simone Marustzök vom Deutschen Mieterbund wies in einem Bericht der Deutschen Presse-Agentur darauf hin, dass Vermieter spätestens alle zwölf Monate abrechnen müssen. Eine Abrechnungsperiode sei dabei typischerweise das Kalenderjahr. In diesem Fall muss die Abrechnung von 2022 spätestens bis zum 31. Dezember 2023 beim Mieter sein. „Denkbar sind aber auch andere zwölfmonatige Zeitabschnitte“, sagt Marustzök – etwa vom 1. Oktober bis 30. September. Dann muss das Vorjahr entsprechend bis zum 30. September des Folgejahres aufgearbeitet sein.
