Schmeißen Sie diese Steuerunterlagen weg, begehen Sie einen fatalen Fehler

Wenn Sie Ausgaben getätigt haben, sollten Sie die jeweiligen Belege besser über Jahre aufbewahren.
 ©dpa / Armin Weigel

Viele finden die Zettelwirtschaft nervig und schmeißen Belege für etwaige Ausgaben weg. Doch das ist ein fataler Fehler. Warum das so ist, erklärt Ihnen die Redaktion.

Im Laufe der Jahre sammeln sich viele Dokumente und Rechnungen an, die nicht alle aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Gewerbetreibende ist klar geregelt: Für sie gelten Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen zwischen sechs und zehn Jahren. Für Privatpersonen gibt es hingegen keine klare Aufbewahrungsregelung.

Steuerlich relevante Unterlagen sollten dennoch nicht einfach weggeschmissen werden. Die Redaktion fasst in Zusammenarbeit mit der Steuer-App taxfix zusammen, was entsorgt werden kann und welche Dokumente besser aufgehoben werden.

Ausgaben & Co.: So lange sollten Sie wichtige (Kosten-)Belege wirklich aufbewahren

Seitdem das Finanzamt die Steuererklärung nur noch ohne Belege haben möchte, sollten die Belege für Kosten, die steuerlich geltend gemacht wurden, aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid kommt. Wenn es um die Pflege von Angehörigen geht, Elterngeld beantragt wird, ein Kindergartenplatz gesucht wird oder die eigenen Kinder BAföG beantragen, werden oft Einkommensnachweise gefordert. 

Rechnungen

Dazu gehören Rechnungen über:

  • Bauleistungen
  • Planungsleistungen
  • Handwerks- und Renovierungsarbeiten
  • Reinigungsarbeiten

Ansonsten sind Quittungen und Belege aufzubewahren, solange noch Gewährleistungsansprüche auf gekaufte Geräte bestehen. Auch für die Steuer sind die meisten dieser Unterlagen wichtig.

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Kontoauszüge 

Bei den Kontoauszügen gibt es Empfehlungen: Mindestens vier Jahre sollten sie aufgehoben werden. Innerhalb dieses Zeitraumes kann zum Beispiel das Finanzamt Nachweise über gezahlte Rechnungen für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen verlangen. Auch regelmäßige Zahlungen wie die Miete oder Unterhalt können so nachgewiesen werden.

Wurden Kontoauszüge zu früh weggeschmissen, kann man sie bei der Bank nochmals anfragen. Banken sind dazu verpflichtet, Kontoauszüge bis zu sechs Jahre aufzuheben. Viele Banken verlangen für die Zusendung jedoch hohe Gebühren.

Achtung: Aufbewahrungspflicht für Vielverdiener: Arbeitnehmer, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, müssen ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufbewahren!

Bank- und Versicherungsunterlagen 

Bei Versicherungen und Bankgeschäften gilt wieder keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. Dennoch ist man besser beraten, wenn die Unterlagen aufbewahrt werden, solange das Versicherungsverhältnis Bestand hat oder das Konto bzw. der Kredit noch aktuell ist.

Dazu gehören Unterlagen zu:

  • Vertragsabschluss
  • Vertragsänderungen

Urkunden und Identitätsnachweise

Einige Urkunden und Unterlagen sind so wichtig, dass sie immer sorgfältig archiviert werden müssen, auch wenn es hier keine offizielle Aufbewahrungspflicht gibt. Das sind zum Beispiel:

  • Geburts- und Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Ausweis, Reisepass
  • Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden

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Rente

Für die Rente braucht man Nachweise, auch wenn der Rentenversicherungsträger sie zentral speichert. Es kommt vor, dass nicht alle Arbeitszeiten bei der Rente anerkannt werden. Dann sollte man Belege haben.

Folgende Dokumente sind gut sortiert aufzubewahren:

  • Arbeitsverträge
  • Kündigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit

Daneben sollten gegebenenfalls Studiennachweise und Exmatrikulationsbescheinigungen aufgehoben werden.

Ab wann gilt die Aufbewahrungsfrist?

Was viele nicht wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde. Hat man beispielsweise eine Handwerkerrechnung über Renovierungsarbeiten am Haus am 23.05.2019 erhalten, muss sie bis zum Ende des Jahres 2024 aufbewahrt werden.

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jp

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